Le processus d'accès et de modification du dossier des employés ne devrait pas nécessiter un effort Olympique !

 

Le qualificatif est facile en cette année olympique, qui pointe du doigt la gestion de l'encadrement de cet événement majeur. C'est une véritable problématique qui est mise en avant lors de chaque événement sportif international, où gérer la sécurité et l'organisation demande une organisation et des processus de très haut niveau. Mais au quotidien, la gestion de personnel est un véritable challenge dans les entreprises... un challenge que les chefs d'entreprises doivent relever ... pour atteindre la plus haute marche !

 

Si on prend l'exemple des jeux olympiques de Londres, ce sont 25.000 agents qui ont été nécessaires pour assurer la sécurité des participants et 200.000 personnes (contractuelles et bénévoles) qui ont été mobilisées tout au long de cet événement. On imagine aisément l'organisation nécessaire pour le recrutement, la gestion et la vérification de tous ces candidats. Sur un sujet aussi important que la sécurité publique, il est essentiel que cette gigantesque campagne de recrutement soit gérée avec une attention scrupuleuse aux détails près, afin de s'assurer que les personnes sélectionnées ont les bonnes compétences, pas de casier et tous les critères nécessaires au contrôle de sécurité requis. Il est absolument indispensable de mettre en place les outils adaptés à l'ampleur d'un tel projet.

 

Il apparait que les dysfonctionnements, pertes de documents, suivi de candidature, retard de contrôle... sont souvent dus aux processus mis en place et aux applications utilisées pour la gestion de ces milliers de postes... et là bien sûr, le reflex, en tant que professionnel des nouvelles technologies et plus particulièrement de la gestion des documents et des processus, est de se demander comment est-ce possible ?

Bien sûr, nous ne connaissons pas tous les détails et étapes des processus automatisés de recrutement utilisés dans ce type de situation et plus particulièrement dans ce cas précis. Mais (déformation professionnelle oblige) nous ne pouvons nous empêcher de nous dire que les solutions existent pour mettre toutes les chances de son côté. Comme pour les athlètes, les bons équipements, les bons accompagnements permettent d'accroitre ses performances et diminuer les erreurs. Une réflexion qui nous amène à comparer ce cas avec certaines sociétés, qui méritent la médaille d'or de la performance, pour avoir mis en place une solution de gestion des processus permettant de gérer et contrôler l'intégration et la gestion de plusieurs milliers de nouveaux employés chaque année.

 

Des sociétés qui utilisent une des dernières technologies de workflow et de gestion des processus métiers, non seulement pour éliminer les documents papier de leurs processus, mais également pour améliorer la sécurité des documents et accélérer considérablement le processus de recrutement. Un processus qui peut tout à fait être appliqué à ce type de projet.

 

Voici comment le « défi » pourrait être abordé en cinq étapes simples :

1.        Une personne habilitée se connecte, utilise un accès sécurisé, complète et soumet un formulaire de contrôle, qui à son tour déclenche automatiquement l'ouverture d'un nouveau dossier « projet » et d'un numéro d'identification de la demande « ID » attribué au demandeur

2.        Le département des ressources humaines est automatiquement informé de la réception du formulaire et le demandeur reçoit un email de confirmation automatique qui contient également le formulaire de demande en format PDF et leur numéro d'ID.

3.        Le demandeur remplit et signe le formulaire par voie électronique. Il soumet également tous documents autres requis (preuve d'identité, qualifications professionnelles, etc.) et les envoie à l'équipe RH. Cette information est automatiquement et en toute sécurité, acheminée dans le dossier du candidat du projet correspondant et de nouveau l'équipe RH est alerté, tout en étant invité à compléter la prochaine étape dans le processus.

4.        Selon le workflow prédéfini, basé sur les expériences de recrutement, l'équipe RH est chargée de vérifier et d'examiner le formulaire de demande, ainsi que la documentation à l'appui. Une fois la signature numérique authentifiée, les candidats retenus sont invités à une entrevue.

5.        Pour les candidats qui passent l'entretien, le processus est en cours dans la file d'attente du workflow, pendant que l'équipe RH passe à l'étape suivant pour compléter la vérification des références antérieures et faire une offre d'emploi.

 

En suite, lorsque le candidat est sélectionné, une nouvelle série d'étapes de processus est automatiquement déclenchée pour l'accueil du nouvel employé, y compris la signature des contrats, le partage des détails de compte bancaire, etc., le tout toujours électroniquement dans un workflow prédéfini.

Le processus fonctionne, car il élimine le recours au papier et à la poste, qui est à la fois coûteux et encombrant (une société peut gagner des milliers d'euros par an et atteindre un retour sur investissement en un an). Les formulaires de demande sont distribués, remplis et retournés plus rapidement et sans risque de perte ou de modifications des documents. Cet exemple de processus peut être adapté à des recrutements de 40, 400 ou 4.000 nouveaux employés.

 

Enfin, l'ensemble du processus est 100% transparent, permettant aux responsables de surveiller en permanence l'état d'avancement de la campagne, la qualité du recrutement, d'identifier ou anticiper les goulots d'étranglement, afin de ne pas être pris au dépourvu.

Car, même si Pierre de Coubertin disait que « l'important, c'est de participer », les chefs d'entreprises, comme les sportifs, savent que l'objectif c'est de gagner... avec les bonnes solutions, les bons outils et les bons entrainements !

Florent Bavoux
Directeur Europe du Sud de Perceptive Software